Das Approval Plan System bietet den Fachreferenten einer Bibliothek die Möglichkeit, ihre Erwerbungsvorschläge in Listen- und Detailseitensicht komfortabel zu bearbeiten. Übersichtliche und intuitiv bedienbare Auswahllisten reagieren auf Eingaben in Echtzeit, Titel können in Merklisten zur späteren Bestellung abgelegt werden. Zu allen vorgeschlagenen Titeln ist eine detaillierte Ansicht mit allen relevanten Informationen verfügbar. Farbmarkierungen erleichtern den Überblick über Liefer- und Bestellstatus.

Eine weitere Vereinfachung bieten vielfältige Filtermöglichkeiten zur Bearbeitung von Teilmengen, z. B. „zeige nur die Titel zum Fachgebiet x“. Das Frontend ist dabei ganz im Layout der jeweiligen Buchhandlung gestaltet.

Eine Rechteverwaltung zur Erteilung von Rechten für verschiedene Bearbeitungsfunktionen, z. B. „Sichten“, „Bestellen“, „Weiterleiten“, ist ebenfalls verfügbar. Zum Komfort trägt auch die integrierte Bestellzeichen-Verwaltung bei, in der individuelle Bestellzeichen wie z.B. Kostenstellen festgelegt werden können. Diese Metainformationen werden während des gesamten Bestellvorgangs weitergeleitet und schließlich auf Lieferschein und Rechnung an den Kunden zurückgegeben. Ferner kann ein Bestellbudget eingetragen werden, von dessen Gesamtwert der Wert der in den Warenkorb oder auf Merkzettel abgelegten Titel heruntergerechnet wird. Auf diese Weise haben Kunden ihr Budget jederzeit fest im Blick. 

Die einzelnen Approval Plans für Ihre Fachreferenten beruhen auf Nutzerprofilen, die über das Tool „Approval Plan Designer“ angelegt werden. Gemäß den hinterlegten Kriterien – z.B. Themengebiete, Sendeintervall, Werkarten, Ein- und Ausschlüsse für Verlage und Reihen – werden die Erwerbungsvorschläge zusammengestellt und versandt. Der Fachreferent erhält eine Mitteilung über neue Approval Plans per Email. Neben der individuellen Profilierung lassen sich auch „Standard Approval Plans“ mit vorgegebener Konfiguration erzeugen und den Kunden zur Bearbeitung anbieten, z.B. einen monatlichen Approval Plan zum Fachbereich Philosophie mit allen Unterbereichen und interdisziplinären Wissenschaftsgebieten. Die Wahl zwischen komplett automatisch generierten und redaktionell bearbeitbaren Approval Plans steht Ihnen jederzeit frei.

Das Approval Plan System bietet mindestens die bei uns fachlich aufbereiteten Titel der NEWBOOKS Fachliteratur-Datenbank. Je nach Bedarf können weitere Datenquellen wie etwa VlB, Nielsen BookData, KNV, Libri hinterlegt werden. Lizenzverträge mit den einzelnen Anbietern schließt die Buchhandlung direkt ab. Über Ihr Portal können Sie Ihren Kunden so auch eine Suche über die NEWBOOKS-Titeldaten hinaus anbieten, z.B. über alle bei Ihnen hinterlegten Titeldaten hinweg oder sogar gänzlich global, um zusätzliche Bestellungen zu generieren. 

Das System ist im Lieferstandard mit einem automatischen OPAC-Abgleich über die Standard-Schnittstelle Z39.50 versehen. Die internationale Schnittstelle ist bei vielen Bibliotheken im Einsatz und gibt Aufschlüsse über den Bestand einer Bibliothek. Auf diese Weise lassen sich die bereits im Bestand einer Bibliothek befindlichen Titel  vom Approval Plan ausschließen oder auch als „Bereits im Bestand“ kennzeichnen. Vor einer Bestellung kann der OPAC-Abgleich erneut „live“ ausgeführt werden, da einzelne Titel in der Zwischenzeit – zwischen Bereitstellung und Bearbeitung des Approval Plans durch die Fachreferenten – bereits durch die Bibliothek erworben sein können. 

Bei Bedarf können die bibliographischen Informationen eines bestellten Titels automatisch und parallel zur Bestellung in den Standard-Bibliotheksformaten MAB und MARC 21 an Bibliothekskunden geliefert werden. 

Um etwaige Änderungsmeldungen (z.B. Statusmeldungen zur Verfügbarkeit) zwischen Bibliothek und der Warenwirtschaft des Buchhändlers zu automatisieren, wird eine entsprechende Schnittstelle eingerichtet. In der Regel nutzen wir für den Bewegungsdatenabgleich den EDI-Standard. Der Bestellvorgang kann über beliebig viele, frei definierbare Merkzettel und Warenkörbe erleichtert werden. Die Rechtevergabe schafft hierbei klare Strukturen. Die Bibliothek kann einzelnen Nutzern Zugriff auf gemeinsam genutzte Warenkörbe gewähren, zum Beispiel abhängig von Fachbereich oder Hierarchieebene. Warenkörbe können an Bestellzeichen oder Kostenstellen gekoppelt werden. Zudem kann ein kontinuierlicher Abgleich mit dem Titelbestand der Bibliothek erfolgen. Der Erwerbungsprozess ist jederzeit transparent: der Kunde kann sowohl die internen Schritte bis zum Versand, als auch die externen Schritte bis zur Auslieferung nahtlos verfolgen.